Politique de protection des renseignements personnels

Mise à jour : 31 octobre 2023

Dans cette page :

  1. Pourquoi avoir adopté cette politique?

  2. Quel type de renseignements nous pouvons recueillir et auprès de qui

  3. Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements et avec qui

  4. Quand devons-nous obtenir votre consentement

  5. Quels sont vos droits et comment les exercer

  6. Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements

  7. Quelles sont les autres conditions accompagnant cette politique

  8. Comment pouvons-nous modifier cette politique

  9. Comment nous rejoindre pour une question, un commentaire ou une plainte
  1. Pourquoi avoir adopté cette politique?

Les renseignements personnels (ci-après les « renseignements ») que vous nous confiez sont indispensables pour notre relation d’affaires avec vous. Nous savons qu’ils sont précieux et nous sommes déterminés à tout mettre en œuvre pour les protéger.

C’est pourquoi nous avons adopté cette politique, dans laquelle nous décrivons nos pratiques visant à protéger vos renseignements et votre vie privée. Notre objectif est d’être transparent avec vous. Cette politique s’applique à l’utilisation et à la communication de tout renseignement recueilli, ainsi qu’à la façon dont la Fondation Roger Talbot recueille les renseignements en question, dans le cadre de notre relation d’affaires. Cette politique s’applique tant et aussi longtemps que nous détenons vos renseignements, y compris après la fin de notre relation d’affaires.

Notre chef de la protection des renseignements personnels et de la vie privée est responsable de ces pratiques appliquées au sein de la Fondation Roger Talbot. Pour toute question sur cette politique vous pouvez lui écrire à l’une des adresses suivantes :

Frtfondation@hotmail.com

Johanne K. Smith

Fondation Roger Talbot inc.

2070, avenue Du Lac Ouest

Roxton Pond (Québec) J0E 1Z0

Vous pouvez aussi communiquer avec nous de la façon indiquée à la section 9 ci-dessous, si vous avez des questions.

  1. Quel type de renseignements nous pouvons recueillir et auprès de qui

2.1. Quels renseignements pouvons-nous recueillir

Renseignements d’identification

  • Noms
  • Coordonnées
  • Adresse électronique

Autres renseignements  

  • Numéro de carte de crédit
  • Raison pour laquelle vous faites affaire avec nous 
  • Préférences en matière de langue et de communication 
  • Renseignements au sujet d’autres personnes que vous (votre conjoint ou conjoint de fait ou les personnes à votre charge) 
  • L’équipement que vous posséder et planifié utilisé

*Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, nous présumerons que vous êtes autorisé à le faire et que vous avez obtenu le consentement de cette personne à leur collecte, leur utilisation ou leur communication aux fins énoncées dans cette politique. 

Renseignements pour des fins de formation, de contrôle qualité, d’identification et de sécurité, ou pour conserver votre consentement à une transaction 

  • Historique des visites
  • Images captées par nos caméras de surveillance à l’intérieur et aux alentours de notre site

Renseignements sur les interactions numériques (sites web, applications, services de clavardage, messagerie texte, sites de médias sociaux) 

  • Renseignements sur les appareils (ex. : adresse IP, VPN, proxies, type d’appareil et système d’exploitation)
  • Renseignements sur votre emplacement approximatif qui sont générés à l’aide de votre adresse IP lorsque vous visitez nos sites web  
  • Préférences et habitudes de navigation, comme les pages que vous consultez et utilisez. Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique sur les données numériques.

IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir. 

2.2. Auprès de qui pouvons-nous recueillir vos renseignements 

Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous ou lorsque vous mettez à jour vos préférences et paramètres. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte et à partir des sources. Lorsque requis, nous obtenons votre consentement. 

  1. Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements et avec qui

3.1. Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements 

Nous utilisons et communiquons vos renseignements pour:

  1. vous identifier, mettre à jour vos renseignements et vérifier la véracité des renseignements fournis  
  2. personnaliser votre expérience client, notamment au moyen d’analyses de votre profil, vos opérations et autres renseignements (dont ceux recueillis par nos sites web et applications mobiles) pour : 
    • mieux vous connaitre et comprendre vos besoins  
    • cibler et personnaliser les produits, services et promotions qui pourraient vous intéresser et convenir à votre situation
    • mieux vous conseiller grâce à l’analyse de vos besoins et préférences
  3. promouvoir des produits et services qui pourraient vous intéresser, offerts par la Fondation Roger Talbot ou certains de ses partenaires, incluant des publicités personnalisées sur des plateformes de médias sociaux et numériques (voir votre droit de refus à la section 5.2)  
  4. exercer nos activités et opérations courantes  
  5. déterminer votre admissibilité à des incitatifs (réductions) 
  6. permettre des vérifications diligentes de nos opérations en prévision de la conclusion d’une transaction commerciale 
  7. gérer les risques et se conformer aux lois et règlements 
  8. communiquer avec vous en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies (par la poste, courriel, message texte, appels, médias sociaux) 
  9. utiliser et communiquer certains renseignements dans les cas où la loi nous autorise à le faire (voir la section 4). 

 

3.2. À qui pouvons-nous communiquer vos renseignements

La communication, à des fins légitimes, de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple, d’une communication obligatoire selon la loi, nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude ou encore vous permettant de participer à un programme avec un partenaire ou pour vous offrir des services en notre nom. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au strict nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis. 

Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons des listes de clients à des tiers.

Nous pouvons communiquer vos renseignements à :

  • un marchand, un partenaire avec qui nous faisons affaire pour offrir des produits et services optionnels, un système de paiement, un réseau de cartes de paiement, un système de compensation ou de règlement
  • une personne détenant un compte conjointement avec vous ou qui est autrement impliquée dans la relation que vous avez avec nous 
  • des tiers, si nous devons divulguer vos renseignements dans le cadre de procédures judiciaires 
  • une autorité règlementaire ou gouvernementale ou un organisme d’autorèglementation
  • une personne autorisée à les obtenir selon la loi 
  • des tiers impliqués dans la conclusion d’une transaction commerciale
  • des plateformes de médias sociaux et numériques avec lesquelles nous pouvons partager votre nom et vos coordonnées (ex. : votre adresse courriel) pour nous permettre de diffuser des publicités ciblées sur leurs plateformes (voir votre droit de refus à la section 5.2) 

3.3. Les fournisseurs de services

Nous sélectionnons les fournisseurs de services avec beaucoup de soin. Ils font notamment partie des catégories suivantes :

  • services de technologie (applications, centre de données, stockage de données et sauvegarde, services d'hébergement, services de maintenance et support)
  • services professionnels
  • services financiers et opérations bancaires
  • services de communications
  • services de courrier
  • services d’analytique et de marketing

Tous les fournisseurs qui ont accès à vos renseignements signent une entente de confidentialité avec nous et s’engagent à n’utiliser vos renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons. 

  1. Quand devons-nous obtenir votre consentement 

Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements :

  • lorsque vous demandez un nouveau produit ou service
  • lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement
  • lors de certaines interactions spécifiques avec nous, comme des appels au service à la clientèle ou la complétion de formulaires en ligne

Cependant, nous n’obtenons pas votre consentement à chaque interaction avec vous. Par exemple nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, pour : 

  • se conformer à une ordonnance d’un tribunal ou autre demande contraignante 
  • une enquête sur la violation d’un contrat ou d’une loi 
  • prévenir une fraude, la faire cesser ou la détecter 
  1. Quels sont vos droits et comment les exercer

5.1. Droit d’accepter ou de refuser de fournir vos renseignements

Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences juridiques, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.  

Cependant, certains renseignements sont essentiels à ce que nous puissions vous fournir certains produits et services. Si vous refusez de les fournir, il peut être difficile, sinon impossible d’établir, de maintenir une relation d’affaires avec vous ou même de vous offrir certains de nos produits. Par exemple, si vous ne voulez pas fournir votre nom et votre numéro de téléphone, nous ne pourrons pas compléter votre réservation.

5.2. Droit de refuser que nous utilisions vos renseignements à certaines fins

Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements ou retirer votre consentement aux fins suivantes :

  1. a) Vous transmettre nos offres promotionnelles

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à en recevoir. Il peut y avoir un délai avant que vous cessiez de recevoir nos offres promotionnelles, notamment celles d’une campagne de promotion déjà en cours.

Nous pouvons aussi utiliser votre nom, adresse courriel ou d’autres coordonnées pour créer des audiences personnalisées sur les plateformes de médias sociaux et numériques. Cela nous permet d’afficher des publicités adaptées à vos besoins et vos intérêts sur ces plateformes. Vous pouvez refuser l’utilisation de vos renseignements pour des publicités ciblées en modifiant vos préférences dans les paramètres de votre compte de médias sociaux ou en nous contactant.

Veuillez noter que si vous retirez votre consentement à cette utilisation, vous pourriez toujours voir certaines de nos publicités sur les plateformes de médias sociaux. Toutefois, ces publicités n’auront pas été ciblées à la suite de l’utilisation de votre nom et de vos coordonnées.

  1. b) Partager vos renseignements financiers avec notre fournisseur

Nous pouvons communiquer vos renseignements financiers pour faciliter la relation et simplifier les interactions que nous avons avec vous. Cette communication permet notamment :

  1. c) Recueillir et utiliser vos renseignements numériques sur nos services en lignes

Avec votre accord, nous pouvons recueillir vos renseignements numériques (ex. : données de votre appareil et de votre navigation) à l’aide de fichiers témoins facultatifs ou d’autres technologies similaires lorsque vous visitez nos services en ligne. Ces renseignements nous permettent de mesurer et analyser l’achalandage pour améliorer votre expérience de navigation. Ils nous permettent aussi de vous proposer des offres et services qui correspondent à vos besoins.

Comment faire pour retirer votre consentement

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à recevoir nos offres promotionnelles (5.2 a)) et votre consentement au partage de vos renseignements financiers. Vous pouvez en faire la demande en vous adressant au chef des renseignements personnels. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

Vous pouvez aussi refuser en tout temps l’utilisation des fichiers témoins sur nos sites web. Pour connaître la procédure, consultez notre Politique sur les données numériques.

Ce que vous continuerez à recevoir après avoir retiré votre consentement

Vous pourriez continuer à recevoir de l’information sur nos produits et services de vive voix.

Vous pourriez aussi continuer à voir des offres personnalisées concernant nos produits et services sur nos sites web et applications mobiles ou sur les plateformes de médias sociaux si vous avez autorisé l’utilisation des fichiers témoins et autres technologies similaires via notre bannière en ligne. Pour plus de détails, consultez notre Politique sur les données numériques.

5.3. Droit d’accéder à vos renseignements

Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande.

Comment faire pour consulter vos renseignements

Pour consulter vos renseignements, vous devez faire une demande :

  • par téléphone au 450-378-2243
  • par courriel au frtfondation@hotmail.com
  • par la poste à l’adresse en première page.

Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit. Nous vous informerons si le délai est plus long que 30 jours.

5.4. Droit de faire corriger vos renseignements

Vous pouvez et devez corriger les renseignements inexacts vous concernant. Pour pouvoir vous offrir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient exacts et complets. À cet effet, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement. Pour faire une demande, référez-vous à la procédure identifiée à la section 5.3 ci-dessus.

  1. Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements

6.1. Conservation d’une durée limitée

Nous conservons vos renseignements, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis ou permis selon la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte dans la détermination des périodes de conservation.

La Fondation Roger Talbot est assujettie à de nombreuses obligations légales concernant la conservation des renseignements personnels. De manière générale, pour répondre à ces obligations, les renseignements relatifs à votre profil client (tels que votre nom, adresse) seront conservés pendant la durée de votre relation avec nous et pour une durée de sept ans suivant la fin de celle-ci. De plus, nous conserverons vos informations transactionnelles pendant sept ans après leur exécution.

Certaines exceptions peuvent s’appliquer et nécessiter des périodes de conservation plus longues, par exemple dans le cas de litiges ou de réclamations. Dans ce cas, vos renseignements pourraient être conservés jusqu’à dix ans. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous nous efforçons de les détruire en toute sécurité.

6.2. Lieux de conservation

Nos fournisseurs de services et autres tiers à qui vos renseignements sont communiqués en vertu de cette politique peuvent exercer des activités à l’extérieur du Québec et du Canada. Vos renseignements peuvent donc être utilisés et conservés, en toute sécurité, dans d’autres provinces et pays. Dans certains cas, vos renseignements peuvent être assujettis aux lois et aux droits d’accès des autorités de pays étrangers, y compris les États-Unis.

6.3. Programme de sécurité des renseignements

Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements contre la perte, le vol, et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée et contre toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Nous avons adopté des mesures de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Les mesures adoptées é sont : 

  • protéger les infrastructures au moyen d’accès sécurisé à nos locaux. 
  • limiter les personnes ayant accès à vos renseignements. Ainsi, seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès. 
  • gérer les mots de passe et mettre en place des pare-feu. 

Vous avez un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements. Nous vous invitons à ne jamais divulguer vos mots de passe, codes et numéros d’identification personnels. Nos employés n’ont pas ces informations et ne vous les demanderont pas.

  1. Quelles sont les autres conditions accompagnant cette politique

Cette politique est complétée par notre Politique sur les données numériques, qui explique de quelle façon nous utilisons des fichiers témoins et autres technologies similaires lorsque vous consultez nos sites ou applications mobiles.

De plus, certains produits et services sont accompagnés de conditions spécifiques de traitement des renseignements. Il est important d’en tenir compte.

  1. Comment pouvons-nous modifier cette politique 

Nous pouvons modifier cette politique lorsque requis. Nous vous informerons au moyen d’un avis apparaissant sur nos sites web et par tout autre moyen approprié pour vous joindre.

  1. Comment nous rejoindre pour une question, un commentaire ou une plainte

Pour poser une question ou envoyer un commentaire, vous pouvez communiquer avec nous :

  • Par courriel à frtfondation@hotmail.com
  • Par téléphone au 450-378-2243
  • Écrivez à notre chef de la protection des renseignements personnels et de la vie privée, dont les coordonnées apparaissent au début de ce document.